上海海事大学部门自行采购实施细则
（自2025年4月1日起施行）
第一章 总则
第一条 为进一步优化服务、推进放管结合，规范采购需求部门自行采购工作，根据《上海海事大学采购管理办法》，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本办法所指部门自行采购指单项或者批量预算金额在B类采购限额以下，且不属于政府集中采购目录内的采购活动。
第三条 采购与招投标管理中心（以下简称采招中心）作为学校采购工作管理和监督部门，对采购需求部门自行采购工作有指导、检查和督促改正的职责。
第四条 采购业务归口管理部门对其业务归口范畴内自行采购项目有审批、统筹实施的职责。
第五条 采购需求部门应根据学校相关采购规章制度，遵循公开、公平、公正和诚实信用原则组织开展部门自行采购工作。
第六条 采购需求部门可根据学校相关办法制定本部门自行采购实施细则，以规范本部门自行采购工作。部门负责人应加强对本部门自行采购工作的领导、检查及监督，经费负责人对自行采购项目的采购过程及结果负责。
第二章 采购程序
第七条 单项或批量采购金额3万元及以上的货物、服务采购项目，2万元及以上的工程采购项目，采购需求部门需成立采购小组（应3人及以上单数），具体负责采购工作的组织和实施。上述限额以下的采购项目采购人员组成及采购程序按照部门自行采购制度或要求执行。
第八条 按前款规定需成立采购小组的部门自行采购基本程序为：
（一）确定项目需求，进行市场比价
采购小组应根据拟采购标的及其需要满足的技术、商务要求确定采购需求。
应至少向三家潜在供应商进行比价，如供应商不足三家，应在后续关于供应商确定的会议纪要中充分说明理由。
比价结果应以正式报价单为主，网络（主流电商平台）比价、邮件、电话以及其他报价方式为辅。报价单需加盖报价单位公章；网络比价、邮件报价等需提供比（报）价截图；电话等形式询价需提供包含供应商名称、联系电话、联系人、报价信息等情况的说明，并由采购小组人员签名。其中工程采购项目，以及单项或批量采购金额5万元及以上的货物、服务采购项目，仅接受正式报价单。
货物采购项目应优先使用海大E采进行采购或比价；有协议供应商的工程项目可以采用比价或直接委托的方式优先采购。
（二）确定意向供应商
采购小组集体讨论决策确定意向供应商。原则上应选择实质响应采购需求且报价最低的供应商。涉及部门“三重一大”的，应提交部门党政联席会议或部门会议审议。
（三）进行自行采购登记
通过网上办事中心“自行采购登记”流程进行登记，经采购业务归口管理部门、采购需求部门、采招中心审核同意后方可实施采购。
（四）组织采购合同谈判
按合同管理、采购管理及经费使用相关规定或按采购实际需求需签署合同的，采购小组应就合同具体条款与意向供应商进行谈判，并通过网上办事中心“采购合同审核”流程进行合同审核，经费负责人、采招中心、法务办公室审核通过且经费负责人签字后，采招中心加盖学校采购合同专用章。
第九条 采购需求部门负责采购项目的履行，在项目完成后及时组织履约验收，并按照学校验收管理要求向采招中心备案。
第十条 采购需求部门应按照学校资产和财务管理要求及时办理资产入账和财务报销手续。
第十一条 采购需求部门应当建立自行采购档案，妥善保管各项采购活动的采购文件，确保材料真实完整，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。自行采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少保存五年。
第十二条 校内单位和个人都应依据本细则开展采购活动。采购小组成员等相关人员不得与供货商有利益关系；如有，应当主动回避。不得将项目化整为零或者以其他任何方式规避《上海海事大学采购管理办法》规定的采购方式。
第三章 附则
第十三条 本细则自2025年4月1日起施行，由采招中心负责解释。
