上海海事大学采购档案管理办法（试行）
（自2024年4月7日起施行）
第一章 总则
第一条 为进一步规范采购档案的收集与管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《高等学校档案管理办法》《上海市档案条例》等法律法规和档案管理相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称采购档案指在开展学校限额以上项目采购时形成的各类记录材料，包括审批文件、采购过程文件、合同文本等相关纸质文件及电子文件。
第三条 采购电子文件包括上海市政府采购云平台、上海市建设工程交易服务中心电子交易平台、学校采购管理系统和网上办事中心中留存的采购电子数据，也包括各类电子标书、邮件报价资料等电子资料。
第二章 采购档案的收集与管理
第四条 采购需求部门、采购与招投标管理中心等根据学校采购管理相关规定，负责收集和管理对应的采购档案。
第五条 采购需求部门为采购档案正本收集第一责任部门，负责收集和保管包括采购申请、立项论证材料、招标（采购）文件、投标（响应）文件、中标（成交）文件、项目合同文本、项目验收资料等整个过程材料。
第六条 采购与招投标管理中心负责收集和管理各项目从采购受理到中标或成交通知书发出的采购过程资料，包括采购申请、决策记录、采购和成交公告、招标投标文件、项目开标和评审记录、中标或成交通知书、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
第七条 档案馆负责采购档案的业务指导、监督与检查，以及移交采购档案的保管与利用。
第八条 采购档案应在规定时间内进行移交。采购需求部门项目经办人原则上应在项目完成后一个月内向采购与招投标管理中心进行移交，采购与招投标管理中心项目采购经办人负责各自经办项目采购档案的收集与整理，采购过程中的电子资料除系统留存情形外，应同步收集并刻盘保存。
第九条 采购与招投标管理中心应指定专人负责对采购档案按年度组卷、编号，并根据档案馆要求定期进行移交。归档档案须符合学校有关档案要求和质量标准，确保档案材料完整、准确、系统、安全。
第十条 采购档案的保管期限至少为十五年。对于在较长时期内有查考利用价值的重大采购档案资料，可根据需要延长保存期限。
第十一条 采购档案保管期限已满，由档案馆提出存毁意见，编制销毁清单，提交采购工作领导小组审批后按规范集中销毁。销毁清单需长期保存。
第十二条 工程项目采购档案由基建处、后勤中心负责收集、管理和归档，保管期限按工程相关档案管理规定执行。
第十三条 涉密采购档案按国家和学校有关保密管理规定执行。
第三章 采购档案的利用
第十四条 查（借）阅采购档案须办理申请手续，经申请部门和采购与招投标管理中心负责人同意，方可查阅。
第十五条 查（借）阅采购档案人员应自觉遵守保密制度和档案管理有关规章制度，不得遗失、损毁、篡改和泄露采购档案内容。
第四章 附则
第十六条 采购档案随时接受监察、审计部门针对采购项目的监察或审计。
第十七条 本办法发布之日起试行，由采购与招投标管理中心负责解释。
