一、出国前手续：
步 骤 | 主办部门 | 所需 工作日 | 申请人提交材料 | 备 注 |
1.申请及审核 | 人事处 | 1 | ②邀请函中英文复印件； ③出国（境）详细日程安排（按上、下午并逐日填写）； ④数字平台—人事处—工作表格—下载打印《因公出国（境）团组经费预算审批表》 | ①提交材料必须真实 ②校内审批程序结束后，邀请函原件交国际交流处 ③《因公出国（境）团组经费预算审批表》请参阅财务处主页—政策法规--《财政部外交部关于印发<因公临时出国经费管理办法>》（沪财行[2014]7号）文件及上海市教育委员会转发《财政部外交部关于因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行[2017]434号）文件要求进行经费合理预算 |
2.请假手续 | 人事处、国际交流处 | 5 | 数字平台—国际交流处—工作表格—下载打印《上海海事大学校领导出国（境）请假表》、《上海海事大学正处级干部出国（境）请假表》或《上海海事大学副处级干部出国（境）请假表》
| ①处级以上干部填写处级以上干部出国（境）请假表，按分类、分级履行请假手续。
|
3.出访公示 | 人事处、国际交流处 | 5 | 数字平台—国际交流处—工作表格—下载打印《因公出国（境）公示表》 | 国际交流处将《因公出国（境）公示表》上传至校园网进行5个工作日的公示 |
4.办理签报 | 人事处 | 4 |
| 经主管校长审批后转国际交流处 |
5.办理任务批件或任务确认件 | 国际交流处 | 3 |
| 校领导出访材料经上海市教委审批后，送上海市人民政府外事办公室办理任务批件或任务确认件，其他人员出访材料直接送上海市人民政府外事办公室 |
6.办理政审审查批件或备案表 | 人事处、党委办公室 | 3 | 因公出国（境）人员 审查表 | 由各二级学院党委书记或所在部门党总支书记负责填写并交人事处 |
7.办理因公护照或因公赴港、澳通行证 | 国际交流处 | 4 | ①因公电子护照生物信息采集预约单 ②身份证 ③因公护照或因公赴港、澳通行证申请卡 | ①教职工按预约单上时间赴上海市外事服务中心采集信息后，采集回执交外事专管员 ②由外事专管员将“批件”、“政审”、采集回执等交上海市外事服务中心办理护照 |
8.办理签证 | 国际交流处 | 所需日期不等，参照各国驻华使（领）馆签证要求 | ①邀请函原件 ②有效护照（有效期应至少比回国日期多六个月） ③签证申请表 ④签证照片 ⑤领馆要求其它附加材料 | ①邀请函原件必须符合拟出访国家的签证要求，邀请者亲笔签名 ②签证照片张数及规格根据具体拟出访国家的签证要求 各国签证要求可登录上海外办网站进行查询： wsb.sh.gov.cn |
9、公派出国（境）访学人员办理离校手续 | 人事处 | 3 | ①签订出国协议; 办理离校手续 ②交纳出国保证金 | 出国保证金交纳后，收据复印件交给人事处 |
10、行前教育 | 国际交流处 | 1 | 因公出访承诺书 | 国际交流处会同出访人员所在党委（党总支）对出访团组进行行前教育 |
二、回国后手续：
步 骤 | 主办部门 | 回国后规定 工作日内完成 | 申请人提交材料 | 备 注 |
1.上交证照 | 国际交流处 | 5 | 公务普通护照或因公赴港、澳通行证
| 归还证照同时填写《上海海事大学教职工因公出访反馈表》 |
2.因公出国（境）归国报告（含电子版）/国外访学进修考核表、访学成果汇报等 | 人事处 | 公派出国（境）访学人员: 一个月 | 因公临时出国(境)： 《上海海事大学因公出国（境）归国报告》（数字平台—部门工作-人事处—工作表格-下载打印）; 公派出国（境）访学： 《国外访学进修考核表》（数字平台—部门工作-人事处—工作表格-下载打印） | ①国际交流处将《上海海事大学因公出国（境）归国报告》上传至校园网进行5个工作日的公示 ②公派出国（境）访学人员应在回国后一个月内进行访学成果汇报交流并提交考核表等。 |
3.结清相关出访费用/退还出国保证金 | 财务处 | 30 | 因公临时出国(境)： ①上海海事大学临时出国（境）人员报销单 ②上海海事大学公派出国（境）考察、访问、学术交流行程确认单 ③因公出国（境）任务批件或任务确认件 ④邀请函复印件及中文翻译件 ⑤证照及出入境记录页复印件 ⑥因公出国（境）团组经费预算审批表 ⑦其它相关票据
| ①出国（境）归国报告公示结束后，向国际交流处领取《上海海事大学公派出国（境）考察、访问、学术交流行程确认单》与因公出国（境）任务批件或任务确认件，报销出访费用 ②根据财务处相关规定结清相关出访费用 ③公派出国（境）访学：提交考核表、访学成果汇报等后方可退还出国保证金 |
