上海海事大学采购代理机构管理办法（试行）
（自2023年6月21日起施行）
第一章 总则
第一条 为规范采购代理机构(以下简称代理机构)的遴选、委托、考核等管理工作，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《政府采购代理机构管理暂行办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称代理机构是指上海市集中采购机构以外受学校委托从事采购代理业务的社会中介机构，包含“工程”和“货物与服务”两种类别。代理服务费超出分散采购限额标准单独委托的代理机构管理办法按照合同约定执行，不在本办法约束范畴，可参考执行相关规定。
第三条 采购与招投标管理中心（以下简称采招中心）在学校采购工作领导小组领导下负责代理机构的遴选、委托、考核等管理工作。
第二章 代理机构资格条件及责任义务
第四条 学校代理机构应当具备以下条件：
（一）具有独立承担民事责任的能力；
（二）已列入中国政府采购网、上海市政府采购网采购代理机构目录；货物与服务代理机构还需满足机电产品国际招标代理要求，工程代理机构还需满足上海市工程建设项目代理要求；
（三）有健全的组织机构和完善的政府采购内部监督管理制度；
（四）在上海市有固定营业场所，具备开展采购代理业务所必需的办公条件，包括必要的评审场地和录音录像等监控设备设施，符合上海市人民政府规定的标准；
（五）具有良好职业道德，严格遵守保密义务，维护学校的合法权益；
（六）无严重违纪、违法行为；
（七）符合法律、法规规定的其他条件。
第五条 代理工作实行项目负责人制度，项目负责人应为代理机构法定代表人授权的机构内专职人员，牵头组建经采招中心认可的专业团队，对代理项目实行全过程管理。
第六条 代理机构按照以下职责接受委托并提供代理服务：
（一）确认接受代理业务，按时签订代理协议，制订工作计划。
（二）审核采购需求，确保采购需求完整、明确，资格条件、技术、服务、安全等要求符合法律法规以及政府采购政策的规定，并编制重难点项目采购策划。
（三）编制采购文件，发布采购公告，发售采购文件，组织澄清、答疑，发布澄清、变更文件。
（四）根据项目需要组织资格预审，接受投标报名，组织标前答疑会，现场踏勘等。
（五）按照项目需求依法抽取采购评审专家，组建评标委员会或评审小组。负责完成资格审查，协助评标委员会或评审小组核对资料，协助编制评审报告并报学校确认中标或成交供应商。
（六）组织开标、组织评标、协助招标人定标等工作，对开标、评标进行全程录音录像，做好相关记录并整理归档。
（七）备案评审结果和发出中标（成交）通知书或未中标（未成交）通知书，同时在法定媒体发布评审结果公示或公告，退还投标保证金，协助签订采购合同。
（八）需要变更采购方式时，配合提供相关材料。
（九）负责质疑处理，在受理项目询问、质疑时，需经采招中心审核同意后，在法定期限内答复询问、质疑，并协助采招中心处理相关法律纠纷。
（十）配合政府采购主管部门、学校处理投诉事宜。
（十一）负责建立真实、完整、规范的采购文件。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件可以采用电子档案方式保存，相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的要求。采购文件同时需提交学校采招中心存档。
（十二）组织专家组对学校拟采购进口产品的合理性及必要性进行论证，并在《政府采购进口产品专家论证意见》上出具论证意见。论证意见须符合上海市财政局相关规定。
（十三）开展委托的其他事项。
第三章 代理机构遴选、业务委托及代理费
第七条 原则上工程代理机构、货物与服务代理机构分别不少于3家。代理机构数量不足时，及时启动代理机构遴选。各个代理机构之间应无利益关系且只能代理其中一个类别。
第八条 采招中心通过公开招标方式遴选代理机构。学校与代理机构的服务合同一年一签。每年服务期满前，采招中心根据上一年度考核情况，决定是否与代理机构续签服务合同。代理机构服务期限最长不得超过三年，服务期满后重新组织遴选。
第九条 采招中心按照需求部门采购项目委托至采招中心的时间先后顺序依次委托入选的代理机构代理采购项目。对于同一需求部门提出的可能同一时间评标的项目、属于总分包关联性项目或者其他拆分委托后实施困难的项目，原则上应委托同一家代理机构。特殊情况下，采购工作小组集体决策选定合适的代理机构执行项目。
第十条 代理机构代理业务时收取的代理服务费一般由中标、成交供应商支付，另有约定的从其约定。代理机构应当在采购文件中明示代理费用收取方式及标准，随中标、成交结果一并公开本项目收费情况，包括具体收费标准及收费金额等。
第四章 代理机构服务考核
第十一条 采招中心在采购工作领导小组的领导下，根据代理机构履行代理职责情况和校内采购需求部门对代理机构的评价情况，对代理机构进行服务考核。
第十二条 考核分为项目考核和年度考核。
项目考核：代理机构完成项目委托采购后，由采招中心项目经办人与采购需求部门代表对代理机构项目完成情况进行评价。
年度考核：采招中心汇总项目考核结果，组织年度考核，发布考核结果。
考核采取计分制，按照《上海海事大学代理机构考核计分标准》进行，根据考核情况发放《上海海事大学代理机构项目考核结果通知书》和《上海海事大学代理机构年度考核结果通知书》。
第十三条 考核周期内单项目扣分达到一定分值的，按以下规定处理：
（一）扣分达到3分，给予警告并责令其改善。
（二）扣分达到6分，约谈项目负责人、责令提出整改措施、暂停3个月项目代理资格。
（三）扣分达到10分，约谈代理机构负责人、责令其提出整改方案并暂停6个月项目代理资格。
（四）扣分达到15分，暂停12个月项目代理资格。
第十四条 年度考核达到一定分值的，按以下规定处理：
（一）综合平均扣分6分以内，且单项目扣分未出现达到10分的情况，续签下一年度。
（二）综合平均扣分10分以内，且单项目扣分未出现达到15分的情况，责令其提出新一年度的服务方案后确认是否续签下一年度。
（三）超过以上扣分限额的不再续签。
代理机构对项目扣分有异议的，可在接到考核结果通知书反馈之日起5个工作日内，提出书面申诉。经查实属不当扣分的，应取消或变更扣分记录。年度考核结果进行公示，公示期间接受校内各部门的咨询、监督。
第五章 纪律监督
第十五条 校内采购需求部门应依法依规为代理机构开展代理采购活动给予必要支持和配合，不得违规干涉代理机构正常开展代理采购业务。
第十六条 学校相关工作人员在代理机构遴选、委托、考核中应认真履行岗位职责，做到客观公正、实事求是、廉洁奉公，切实维护学校的合法权益。
第十七条 代理机构应当按委托协议依法依规履行职责。对违反规定滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的相关人员将严格按照学校相关规定和国家法律法规进行报告、处理。
第六章 附则
第十八条 法律法规和规章政策对采购代理机构有特殊要求的事项，从其规定。
第十九条 本办法自发布之日起试行，由采招中心负责解释。
附件：1.上海海事大学代理机构年度考核结果通知书
2.上海海事大学代理机构项目考核结果通知书
3.上海海事大学代理机构考核计分标准
4.采购代理机构常见违法违规事项清单
