校长办公室

校长办公室(质量管理办公室、信访办公室、校友联络处)

 

  校长办公室是在校长及分管副校长领导下的负责协调和处理日常行政工作 的综合部门,其主要职责是:

  一、负责检查了解各部门贯彻执行中央的方针政策、贯彻执行校长办公会 议决定和校领导指示以及开展重点工作的情况,并及时向学校领导报告。

  二、根据学校领导的指示,负责或组织起草学校工作计划、报告、总结等 文件。参与研究学校发展的重大问题,围绕学校中心工作,深入调查研究,及 时反映情况,并提出相应的意见和建议。

  三、负责收集、整理、综合处理和报送教学、科研等各种信息,编写年鉴。

  四、按学校领导指示或授权,组织协调有关职能部门的工作。负责或参与 学校重要活动的组织工作。

  五、负责上级部门和兄弟院校以及有关企业等领导与本校领导商谈工作的 联系事宜和来宾的接待工作。负责学校领导公务活动的服务工作。

  六、负责上级机关和学校领导指示的有关交办、督办、查办工作。负责全 校行政公文的收发、登记、运转、催办和发文的审核以及各部门文书工作的业 务指导。并负责相关文印工作。

  七、负责学校印鉴的使用管理。审定各行政部门印章的刻制、发放和管理。负责行政介绍信的开具和管理工作。负责行政方面的信访工作。

  八、负责制定机关工作制度、会议制度、公文处理制度,并监督执行。负 责协调或组织学校重要的规章制度的制定工作。负责处理其他机关公共事务。

  九、负责指导和归口管理各部门文件的立卷归档工作以及综合档案开发利 用工作。

  十、负责推进办公自动化和信息公开工作。

  十一、归口管理和指导全校性的统计工作,负责综合性统计工作。

  十二、负责申报用于行政管理的经费计划,协助校长管理校长特支经费。

  十三、负责承办领导交办的其他临时性工作。

校长办公室主任岗位职责

  一、在校长领导下,全面主持办公室工作,组织办公室全体人员完成学校 规定的各项任务,发挥好参谋、助手和服务作用。

  二、负责了解校内行政各部门贯彻上级领导指示、执行校长办公会议情况,以及各部门开展重点工作的情况,并及时向校领导汇报。

  三、参与调研学校发展、体制改革的重大问题,及时提出参谋意见,协助校领导制定重大工作决策、改革总体方案等。

  四、主持起草学校工作计划、重要报告、总结、指示等文件,审核以学校名义报送及下发的重要文件。

  五、负责综合档案馆工作计划的制定和管理工作。

  六、负责指导校友联络处工作。

  七、负责组织、落实或协调校领导交办和督办的有关工作。

  八、做好办公室人员的思想政治工作,认真组织政治学习和业务学习,提高工作效率和质量。

校长办公室副主任(一)岗位职责

  一、协助主任做好办公室的各项工作。分管秘书科工作。

  二、负责处理学校的各种文件、函电,提出拟办意见,并根据校领导指示,检查、督促有关部门办理。

  三、负责校长办公会议及校领导召开的重要会议的记录整理工作。组织学校重要活动和工作的对外宣传报道工作。

  四、负责组织撰写学校年鉴工作。负责组织学校信息的收集、整理和上报工作。

  五、负责组织起草学校工作计划、工作总结、重要报告、指示等文件。

  六、负责推进办公自动化和信息公开工作。

  七、兼任质量管理办公室副主任职务。

校长办公室副主任(二)岗位职责

  一、协助主任做好办公室的各项工作。分管综合科工作。

  二、负责学校重要行政事务的组织、协调与落实工作。

  三、负责协调和安排学校重要活动、会议的组织、安排、落实工作。

  四、负责组织、协调与安排校级重要交流的接待与校领导出访工作。

  五、负责学校综合统计及数据分析工作。

  六、完成领导交办的其他行政事务。

 

校长办公室副主任(三)岗位职责

  一、全面负责信访办公室工作。

  二、负责联系、协调校领导及有关部门接待、处理重要信访事项。

  三、配合上级部门依法妥善处置相关信访事项。

  四、承办上级部门和校领导交办的重要信访事项的查处、督办、反馈工作。做好矛盾纠纷排查和信息反馈工作。

  五、向有关校领导及党办、校办等部门通报重要信访事项的进程和处理结果。

  六、完成校领导交办的其他工作任务。

 

校长办公室副主任(四)岗位职责

  一、在校长办公室主任(兼校友联络处处长)的领导下,主持校友联络处 日常工作。

  二、协助建立国内外各校友会。

  三、主动加强与各地校友会联系,密切沟通。熟悉、掌握校友动态情况。

  四、做好校友会网站建设与管理工作。

  五、加强校友会组织宣传工作,完成校友会工作报告。

  六、完成学校领导交办的其他工作。

综合科部门职责

  一、 做好学校重要行政事务的组织、协调与落实工作。

  二、 做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作,完成有关接待 工作。

  三、 负责对外联络,协助信访办做好信访事项处理工作。

  四、 完成学校综合统计及数据分析工作。

  五、 会同信息化办公室做好学校办公自动化系统的日常管理与维护工作。 六、 做好校领导和校办内部服务工作。

  七、 协助完成校长办公室“收集资料,综合信息”相关工作。

  八、 协助完成校长办公室的有关文字和信息工作。

  九、 协助完成公文流转工作。

  十、 完成领导交办的其他工作。

  

综合科主管岗位职责

  一、参与全校综合性行政工作的组织协调、检查与督促工作。

  二、协助做好学校重要来宾的接待工作;参与学校重要活动的策划、组织 与实施。

  三、负责校领导参加校内各种礼仪活动及外出工作的有关安排、服务与保 障工作。

  四、负责学校综合统计及数据分析工作。

  五、协助完成校长办公室“收集资料,综合信息”相关工作。

  六、完成领导交办的其他工作。

 

综合科科员岗位职责

  一、负责办公室日常行政事务管理工作。

  二、负责校行政领导的办公室管理和后勤服务工作。

  三、具体负责接待工作,参与学校大型活动协调和组织工作。

  四、负责学校综合统计数据的收集、整理、汇总工作,及时完成数据上报工作。

  五、负责学校办公自动化系统的日常管理与维护工作。

  六、编辑、发出校内电子显示屏信息。

  七、负责对外联络,协助信访办做好信访事项处理工作。

  八、协助完成校长办公室的有关文字和信息工作。

  九、协助完成公文流转工作

  十、协助做好校领导和校办内部服务工作。

  十一、完成领导交办的其它工作。

 

秘书科部门职责

  一、草拟学校部分公文、领导讲话稿、全校性工作计划、总结和工作报告等。

  二、负责校园网、数字化校园平台相关栏目管理工作。负责信息公开申请的 受理、转办和答复等工作。

  三、负责校内信息的收集、编辑和发布。

  四、负责将重要信息上报上级部门。

  五、负责编辑各类简报等。

  六、负责公文流转工作。

  七、协助主任收集资料,综合信息,给校领导提供决策依据。

  八、完成校长办公室的其他有关文字工作。

  九、负责学校行政公文的审核、行政公文的打印。

  十、协助做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作,协助完成有关接待工作。

  十一、协助做好校领导和校办内部服务工作。

  十二、负责印章管理。

 

秘书科主管岗位职责

  一、负责秘书科日常工作。

  二、负责起草学校工作计划、工作总结、重要报告、指示等文件以及领导讲 话稿。

  三、负责信息公开申请的受理、转办和答复等工作。

  四、整理上报信息(上海市教委、交通运输部等上级部门)。

  五、协助主任收集资料,综合信息,给校领导提供决策依据。

  六、协助做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作。

  七、完成领导交办的其他工作。

 

秘书科科员(文秘)岗位职责

  一、编辑整理各部门的信息和动态,主动采集信息,编辑上传校园网新闻。

  二、编辑各类简报等。

  三、编辑、发布校内电子显示屏信息。

  四、配合做好秘书科其他各项工作。

  五、协助完成有关接待工作。

  六、完成领导交办的其他工作。

 

秘书科科员(文印)岗位职责

  一、公文的登记(电子化)、公文流转。

  二、机要打字、打印。

  三、负责印章管理。

  四、配合做好秘书科其他各项工作。

  五、完成领导交办的其他工作。

 

档案馆部门职责

  一、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作; 二、制定本校档案工作的规章制度,监督、指导和检查执行情况; 三、负责对全校文件材料形成部门的立卷工作进行指导,集中统一管理学校党群、行政、 教学、科研、基建、财务、设备、科技开发与产品生产、外事、 出版等类档案;

  四、负责接收、整理、分类、鉴定(销毁)、保管、统计全校各类档案( 人事档案、教师业务档案除外);

  五、开展档案利用工作,提供档案为学校各项工作服务;

  六、负责编辑档案参考材料,编制档案检索工具,积极开发档案信息资源;

  七、参加学校科研成果鉴定会、基建项目竣工验收与重大仪器设备的开箱验收活动,按规定做好应归档文件材料的验收工作;

  八、培训全校专(兼)职档案工作人员;

  九、学习、研究和采用新技术,推行档案管理的现代化;

  十、组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

 

档案馆主任岗位职责

  一、在校长办公室主任领导下,主持档案馆日常工作。

  二、组织拟订、修订、审定各类档案管理制度并组织实施;

  三、制定与档案管理工作有关的程序文件,保证体系文件正确有效运行;

  四、负责接待、处理有关单位和人员的来访、来函,负责档案业务工作的对外联系;

  五、制定档案设备的添置、更新计划,负责档案设备(空调机、去湿机、复印机、计算机)的报修、维护工作;

  六、负责汇总、审核档案统计年度报表;

  七、制定并组织实施档案工作计划,撰写档案工作年度总结;

  八、在校办主任的领导下,组织档案馆人员参与做好学校年鉴的编写工作;

  九、在学校档案鉴定小组的领导下,会同有关部门,组织档案馆人员对超出 保管期限的档案进行鉴定,并提出存毁意见,经领导批准后,组织人员实施档案 的销毁任务;

  十、推进档案有效利用及信息化管理工作;

  十一、组织档案馆干部的业务学习和培训,并负责档案保密教育。

 

党群、行政档案管理岗位职责

  一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关档案工 作的管理制度并付诸实施;

  二、指导、督促、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整 理归档工作;

  三、负责党群、行政类档案的接收工作,按归档要求进行验收。负责学校照 片、声像档案的整理、编目、保管工作;

  四、对接收入库的党政档案进行分类、整理、编目;

  五、积极开展档案的提供利用工作,负责日常的档案借阅工作,编制必要的 检索工具;负责党政类档案数据库的维护及档案信息的输入、输出等处理工作;

  六、开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,积极开发档案信息资源,为 学校各项工作服务;

  七、做好党政档案的保管工作,做好“八防”(防火、防盗、防虫、防强光、 防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,维护档案的安全和完整;

  八、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,维护涉密档案的安全; 九、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议; 十、对保存的党群、行政档案数量、利用情况等方面进行准确的统计; 十一、做好党政类档案材料的日常补充插卷工作; 十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

教学、外事档案管理岗位职责

  一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关档案工 作的管理制度并付诸实施;

  二、负责全校各教学、外事管理部门、各学院(部)教学、外事档案的收集工作,并按归档要求进行审查;

  三、指导、督促、检查、协助各立卷人员做好教学、外事文件材料的形成、积累和整理立卷工作;

  四、对接收的各类档案进行分类、整理和编目; 五、做好教学、外事档案的保管工作,做好“八防”(防火、防盗、防虫、防强光、防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,维护档案的安全和完整; 六、贯彻执行国家关于保密工作的规定,维护涉密档案的安全; 七、负责教学、外事档案的提供利用工作,做好日常档案借阅工作,编制实用的检索工具;负责教学、外事类档案数据库的维护及档案信息的输入、输出等 处理工作;

  八、开发档案信息资源,开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,为学校 教学工作服务;

  九、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议;

  十、定期进行教学、外事档案的统计工作;

  十一、做好日常的档案材料补充插卷工作;

  十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

科技、财会档案管理岗位职责

  一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与拟起草、修订本校有关档案 工作的管理制度并付诸实施;

  二、负责收集全校科研、基建、设备、产品、出版、财会类档案,对接收的 档案按归档要求进行审查;

  三、指导、督促、检查、协助各立卷部门及科技人员做好科技、财会类文件 材料的形成、积累和整理立卷工作;

  四、按分门别类、便于保存和寻找的原则,对归档材料进行分类、整理和编 目;

  五、负责科技、财会类档案保管与库房管理工作,积极做好八防(防火、防 盗、防虫、防强光、防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,确保档案材料完整、安 全;

  六、遵守国家关于科技保密的规定,保证科技机密及档案的安全,维护学校 和科技人员的合法权益;

  七、做好科技、财会类档案的提供利用工作,负责日常档案查阅工作, 编制实用的检索工具;负责科技、财会类档案数据库的维护及档案信息的输入、输 出等处理工作;

  八、开发档案信息资源,开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,发挥档 案应有的价值作用;

  九、参加学校科研成果鉴定会、基建项目竣工验收与重大仪器设备的开箱验 收活动,按规定做好应归档文件材料的验收工作;

  十、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议;

  十一、定期进行科技、财会档案的统计工作;做好日常的档案材料的补充插 卷工作;

  十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

学生档案管理岗位职责

  一、根据国家有关学生档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关学 生档案工作的管理制度并付诸实施;

  二、负责管理学校计划内招收的研究生、全日制本科与高职学生的档案;

  三、负责学生档案的接收、整理、保管、转递、接待查询等工作;

  四、负责对各学院分管新生、毕业生的辅导员及相关人员进行档案材料收集、归档方面的培训; 五、负责办理学生档案查阅利用工作,为学校和用人单位提供服务; 六、负责接收用人单位因故退回的毕业生档案并进行登记; 七、负责日常档案库房的管理工作,采取措施确保档案的安全、完整和保密;

  九、推进学生档案信息化管理工作;

  十、完成有关领导交办的事务。

 

信访办公室部门职责

  信访办公室是在党委和行政的领导下,贯彻落实党和国家信访工作的方针、政策,依照国家有关法律法规开展信访工作的部门。其主要职责是:

  一、贯彻执行上级部门制定的信访工作方针政策,负责制定、落实学校各 项信访工作制度和措施。

  二、负责指导全校的信访工作,向信访人宣传有关法律、法规、规章和政策。

  三、负责学校信访事项的组织协调工作,安排校领导接待日工作。全面了 解学校信访工作的情况。

  四、负责信访事项的受理、拟批、办理、批转重要的信访材料。对信访事 项办理情况进行督促、催办。

  五、负责对上级信访部门批转的信访材料的办复情况进行督促、检查, 并 负责上报办理结果。

  六、做好关系学校发展、稳定的信访事项的矛盾排查和调处工作,及时掌握 学校信访活动动态,针对可能发生的突发事件做好超前化解矛盾的工作。

  七、负责通过信访渠道分析校情民意,提供有价值的信息和重要情况,为民 主办学、依法治校服务。

  八、受理师生员工的申诉,组织协调听证、仲裁等工作。

  九、定期向有关校领导及党办、校办等重要职能部门通报重要信访事项的进 程与处理结果。

  十、完成学校领导交办的其他工作。

 

校友联络处部门职责

  校友联络处是联系和服务广大校友的部门。其主要职责是:

  一、建立、维护、管理校友数据库。

  二、建立各地校友联络网络,加强联系,密切沟通。

  三、管理、维护海大校友网。

  四、促进校友间的交流与协作。

  五、主办或协办各类校友返校庆典(庆祝)活动,提供相应服务。

  六、配合学校其他部门开展与校友事务相关的活动。

  七、凝聚校友力量,为学校发展提供支持。

 

 

各科室、岗位联系电话一览表:

 

职务姓名电话分机EMAIL
主任兼质量管理办公室主任、校友联络处处长李新伟38284160lxw@shmtu.edu.cn
副主任兼质量管理办公室副主任胡志武38284165zwhu@shmtu.edu.cn
副主任刘征38284161zhengliu@shmtu.edu.cn
副主任兼校友联络处副处长周彬38284177(民生路校区58855200—4009)zhoub@shmtu.edu.cn
副主任兼信访办主任周佩民38284165(民生路校区58855200—4516/4519)pmzhou@shmtu.edu.cn
质量管理科科长高文胜(民生路校区 58855200—4001)connie@shmtu.edu.cn
综合科科长浦丽娜38284172lnpu@shmtu.edu.cn
综合科科员朱玉飞38284172yfzhu@shmtu.edu.cn
秘书科副科长(主持工作)李萌38284170mengli@shmtu.edu.cn
秘书科科员艾艳38284158aiyan@shmtu.edu.cn
秘书科科员苏娅38284170yasu@shmtu.edu.cn
档案馆副主任(主持工作)杨玉祥(民生路校区 58855200—4012)yxyang@shmtu.edu.cn
档案馆科员汪根发38284193gfwang@shmtu.edu.cn
档案馆科员殷勤38284193qinyin@shmtu.edu.cn
档案馆科员程菲38284190feicheng@shmtu.edu.cn
档案馆科员蒲茌萍38284191cppu@shmtu.edu.cn

 

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