上海海事大学网上行政办事中心上线一周年

在海大,一场搭载着“互联网+”的师生校务服务改革正在上演。

减环节、减时间、减跑腿次数,是师生对“网上行政办事中心”直观可感的衡量标尺,而这项打造智慧校园、提升治理能力的工作背后,是从管理视角转变为师生用户体验视角,是学校服务意识持续提升的集中体现……

2018年6月,国务院办公厅印发了《加快推进教育现代化实施方案(2018-2022年)》(以下简称《实施方案》),要求各地区各部门结合实际认真贯彻落实。教育部和上海市分别发布《教育信息化2.0行动计划》。

当月,我校成立网上行政办事中心建设领导小组(以下简称领导小组),并发布《“网上行政办事中心”建设工作方案》(以下简称《建设方案》),明确总体目标为:“2018年,搭建上海海事大学‘网上行政办事中心’总门户,对面向师生的主要服务事项,逐步做到一网受理、只跑一次、一次办成,逐步实现网上办理事项全覆盖,实现合同管理、印鉴使用申请等50个业务流程的网上办理。到2019年,形成整体协同、高效运行、精准服务、科学管理的上海海事大学‘网上行政办事中心’总门户。建设统一的数据共享交换平台,形成融合一网受理、协同办理、综合管理为一体的管理服务体系。实现管理服务减环节、减证明、减时间、减跑动次数,提升师生获得感”。

网上行政办事中心建设是现代大学制度试点建设的重要内容,是学校着力优化管理服务、提升师生获得感的有力抓手,是管理向服务转变的有效手段和途径。

围绕《建设方案》的总体目标、基本原则,结合我校网上行政办事中心工作实际,校长办公室与信息化办公室联合推进网上行政办事中心建设工作。

网上行政办事中心改版上线一年,取得了阶段性的成果,截止12月,共13个部门62项流程办理了32000余条业务。在业务流程建设和线上服务过程中,学校逐步形成了“理论结合实践,服务牵引治理”的网上行政办事中心建设理念,取得了“规划引领建设、特色凸显理念”的建设经验。

 

一、理论结合实践,服务牵引治理

 

治理目标:双一流”改革:实现一流管理、一流服务,彻底消除“三难”现象(门难进、脸难看、事难办)

工作举措:“三清单”制度:服务清单、流程清单、责任清单

服务模式:“四统一”策略:统一入口、统一模式、统一提醒、统一运维

服务理念:“五个一”工程:一网受理、填一张表、只跑一次、一次办成、一直存在

运行机制:“六化制”方式:平台建设持续化、线上线下协同化、流程再造常态化、考核评价规范化、事项办理制度化、物联设备智能化

二、规划引领建设,特色凸显理念

依托网上行政办事中心,学校实现了各职能部门主要业务流程再造、打通了节点数据,形成了上海海事大学网上行政的特色:

特色一:线上线下融合

通过自助服务终端完成在职证明、在读证明、学生成绩单等线上申请,自助打印,做到随时取件。

特色二:利用流程进行数据打通

典型的案例有:质量管理体系文件流程与质量管理系统数据打通;资产入库流程与资产管理系统数据打通;新闻发布系统审核流程与校园主页、数字平台、新闻管理系统数据打通;补考勤流程与考勤管理系统数据打通;成绩单打印与教务管理系统数据打通。极大提高了管理效率。

特色三:高并发流程

支持图书馆寄包柜流程,高并发,1000+个寄包柜在几分钟内抢完。

特色四:网上支付流程

学生成绩单打印,在学校还没有统一支付平台的条件下已经实现二维码付款,当然这只是临时解决方案,明年学校统一建设网上支付平台后会再次优化和扩大到更多在线支付项目。

特色五:电子签章应用

查收查引,已经实现电子签章。一旦生成的PDF有任何内容修改,文档会报警提示。

 

三、网上行政办事中心建设大事记

1. 2018年7月16日,领导小组第一次会议,会议决议:各职能部门全面开展业务流程梳理工作,推动线上流程建设;由分管校领导牵头校长办公室和信息办相关人员组成工作小组,开展具体建设工作。

2. 2018年10月11日,工作小组会议确定14项业务为上海海事大学网上行政办事中心建设第一期建设项目。

3. 2018年12月18日,网上行政办事中心正式改版上线。此次升级提升了用户视觉和交互体验;实现了手机端即时提醒、办事进度实时跟踪等功能;管理人员可在手机端审批、查看各级审批意见。

4. 2019年1月11日,上海海事大学办公室工作交流会(网上行政办事中心专题)举行。全校各学院办公室主任就网上行政办事中心使用过程中遇到的困难和问题进行了深入交流,为优化完善各业务流程、提高服务和管理效率、推进下一步工作打下了基础。

5. 2019年12月16日,上海海事大学网上行政办事中心建设工作推进会召开,总结一期建设成效及经验,部署二期建设任务。

在网上行政办事中心领导小组的领导下,在全校各部门的支持下,信息化办公室制定了业务流程标准化,整合了各部门碎片化、条线化的业务,优化了各部门审批事项的业务流程,进一步推动形成协同通办的网上办理机制。网上行政办事中心的建设取得了阶段性的成功,多项功能和理念均属于国内首创,整体水平处于领先地位!

在后续的建设管理中,我们将不断加大包括宣传在内的投入,提高全校师生信息素养,推进数据融合,优化流程再造,统筹安全管理,更大程度地实现“让数据多跑路,让师生少跑腿”的目标。

 我校”一网通办”上线流程分布图
 我校”一网通办”总体架构
 我校“一网通办”门户PC端
 我校“一网通办”门户PC端
我校”一网通办” 移动端(微信企业号)
文字: 
侯春燕 吴慧韫
图片: 
侯春燕 吴慧韫
编辑: 
石立山
策划: 
宣传部(新闻中心)、校长办公室 、信息化办公室
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